Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2024-2025

Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2024-2025 [PDF 2790 ko]

ISSN 2563-3104

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À propos de la Régie de l’énergie du Canada

La Régie de l’énergie du Canada réglemente les pipelines et les lignes de transport d’électricité interprovinciaux et internationaux, les projets d’énergie renouvelable extracôtière, les activités pétrolières ou gazières sur les terres domaniales et le commerce de l’énergie. Sa mission consiste à assurer une réglementation pour prévenir les préjudices et s’assurer que l’énergie est acheminée de manière sécuritaire, fiable, concurrentielle et durable sur le plan de l’environnement partout au Canada et ailleurs dans le monde. Elle reconnaît et respecte les droits inhérents et protégés par la Constitution des Premières Nations, des Inuits et des Métis. Elle fournit de l’information et des analyses pertinentes en matière d’énergie pour expliquer et soutenir la transition du Canada vers un avenir carboneutre. Elle relève du ministre de l’Énergie et des Ressources naturelles.

Pour un complément d’information sur la Régie, consultez son site Web.

Loi sur la Protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi ») accorde au public canadien un droit d’accès aux renseignements détenus par le gouvernement fédéral à leur sujet, sous réserve de certaines exceptions particulières. Elle protège les renseignements personnels au moyen de dispositions concernant la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de ceux-ci.

Conformément à l’article 72 de la Loi, le responsable de chaque institution fédérale établit chaque année un rapport sur l’administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est déposé devant le Parlement aux termes de ce même article. Le présent rapport décrit comment la Régie de l’énergie du Canada s’est acquittée de ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels durant l’exercice 2024-2025.

Structure organisationnelle

Les demandes de communication de renseignements personnels présentées à la Régie sont traitées par le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (« AIPRP »), qui est rattaché à l’équipe du gouvernement ouvert. Ce bureau relève du vice-président de la gestion des données et de l’information, qui agit à titre de coordonnateur principal délégué de l’AIPRP. À la fin de l’exercice 2024-2025, la Régie comptait quatre agents d’AIPRP à temps plein, se consacrant aux activités reliées à la Loi.

Les demandes de communication de renseignements personnels sont le plus souvent transmises à la Régie par courriel et par le service de Demande d’AIPRP en ligne et, à l’occasion, par la poste. Dans de tels cas, elles sont entrées dans le système de gestion des documents de la Régie par l’équipe responsable, avant d’être acheminées au bureau de l’AIPRP.

Pendant la période visée par le rapport, la Régie n’était partie à aucune entente de services aux termes de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

La Loi sur la Régie canadienne de l’énergie confère à la présidente-directrice générale l’autorité nécessaire pour exercer les pouvoirs et les attributions prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. De tout temps, la présidente-directrice générale a délégué ces pouvoirs. L’équipe de l’AIPRP relève du vice-président de la gestion des données et de l’information, à qui sont délégués les pouvoirs de la présidente-directrice générale en vertu de la Loi.

La délégation des pouvoirs n’a pas changé depuis l’exercice précédent. Aux termes de l’ordonnance actuellement en vigueur, les pouvoirs conférés par la Loi ont été délégués à quatre cadres supérieurs, soit le vice-président de la gestion des données et de l’information (coordonnateur principal de l’AIPRP), la vice- présidente du soutien au personnel et aux effectifs, la vice-présidente et secrétaire de la Commission et le vice-président des communications et de la mobilisation (coordonnateurs auxiliaires de l’AIPRP). La directrice du gouvernement ouvert s’est également vu conférer de pleins pouvoirs à titre de coordonnatrice de dernier recours de l’AIPRP. La chef du groupe de l’AIPRP possède un pouvoir d’autorisation limité en vertu de l’article 9. Sur le plan opérationnel, la délégation des pouvoirs à six personnes assure le traitement et la conclusion des dossiers sans retard indu.

Une copie des ordonnances de délégation se trouve à l’annexe B.

Rendement pour 2024-2025

En 2024-2025, la Régie a reçu six nouvelles demandes au titre de la Loi et a reporté une demande de la période précédente.

Des quatre demandes fermées ayant obtenu une réponse au cours de la période, une (25%) a été traitée dans le délai de 30 jours prescrit par la Loi, deux (50%) ont été conclues en 60 jours, et une a nécessité une prolongation en raison du volume important de documents demandes.

Au dernier jour de la période de rapport, trois demandes de l’exercice 2024-2025 étaient encore sans réponse, dont une respectant le délai prescrit par la Loi.

Au cours des cinq dernières années, la Régie a reçu très peu de demandes de communication de renseignements personnels. Les quatre demandes reçues au cours de l’exercice visé aux présentes ont donné lieu au traitement de 1165 pages et à la communication de 779 pages.

La Régie n’a reçu aucune demande de consultation d’autres institutions ou organisations.

Pour l’exercice 2024-2025, le bureau de l’AIPRP de la Régie a dépensé 44 172$ en salaires pour la gestion de la Loi et 39,984$ de plus pour un marché de services professionnels, pour un total de 84 156$.

Durant l’exercice 2024-2025, la Régie a conclu quatre demandes de renseignements personnels. Dans 100% des cas, le documents demandés n’ont été divulgués qu’en partie.

Au cours de l’exercice 2024-2025, la plupart des tâches ont été accomplies à distance avec un minimum de dérangements. La désuétude du logiciel de caviardage et de gestion des dossiers a continué de se répercuter sur les délais de traitement. Selon l’échancier, le logiciel en tant que service ATIPXpress sera mis en service au début de la période 2025-2026. Ce logiciel permettra de réduire le temps de traitement en automatisant la recherche de doublons.

Pour plus de statistiques, veuillez consulter l’annexe A.

Formation et sensibilisation

Le bureau de l’AIPRP de la Régie continue de porter un intérêt particulier à la formation. En 2024-2025, il a conclu un marché visant trois séances de formation ciblée pour les commissaires, la haute direction et les spécialistes. Le milieu de travail hybride et l’adoption de nouvelles technologies se sont poursuivis jusqu’au 31 mars 2025.

En 2024-2025, la Régie a continué d’exiger que tous ses employés et entrepreneurs suivent un cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (COR502), offert par l’École de la fonction publique du Canada. Ainsi, 51 employés et entrepreneurs de la Régie se sont inscrits à ce cours, qu’ils ont tous réussi.

La formation a aussi beaucoup porté sur les obligations des employés qui sont prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le nombre d’atteintes à la vie privée a légèrement augmenté durant la période, en partie en raison de la formation et des efforts déployés pour accroître la sensibilisation à la grandeur de l’organisation.

À cet égard, la Régie a aussi revu ses méthodes et ses pratiques internes pour s’assurer que son personnel connaît bien ses obligations lorsqu’il y a atteinte à la vie privée. Elle a adopté les procédures de gestion des atteintes à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, et utilise les outils à sa disposition pour ce faire.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La documentation et le matériel de formation du programme de l’AIPRP à la Régie ont été mis à jour et rendus accessibles dans son portail des processus, où on trouve aussi des liens menant aux lois, politiques et lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, ainsi qu’à tout un éventail d’outils d’orientation et de gestion de l’information.

La Régie a poursuivi l’examen de ses programmes et de toutes ses procédures d’AIPRP en vue de les améliorer et de relever les occasions d’accroître son efficacité dans le traitement des demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Au cours de la période 2024-2025, la participation active de la directrice du gouvernement ouvert au Comité consultatif ministériel d’examen des changements a accru la sensibilisation aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et à leur objectif.

La Régie examine actuellement ses processus d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour s’assurer qu’ils sont menés à terme dans les meilleurs délais et que les résumés sont affichés correctement sur son site Web.

Le logiciel en tant que services ATIPXpress a été acquis et devrait être en place au début de 2025-2026 afin d’améliorer les délais de traitement et tirer parti de l’automatisation de la recherche des doublons.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Durant l’exercice 2024-2025, trois nouvelles plaintes ont été enregistrées et avérées. Le bureau de l’AIPRP a discuté de la procédure de traitement des plaintes avec le Commissariat à la protection de la vie privée afin de mieux comprendre le processus et les atteintes relatives au traitement des demandes à grand volume.

La Régie continuera à collaborer étroitement avec le Commissariat afin de résoudre rapidement et efficacement les plaintes.

Aucun appel n’a été interjeté à la Cour fédérale du Canada durant l’exercice 2024-2025.

Surveillance de la conformité

Pour ce qui est des demandes reçues en 2024- 2025, la Régie est parvenue à en traiter 75%.
Elle a examiné 1165 pages au total et en a divulgué 779 aux demandeurs.

Le directeur du gouvernement ouvert rencontre chaque semaine l’équipe des agents de l’AIPRP pour passer en revue tous les dossiers. Ces rencontres donnent lieu à des discussions sur des questions techniques, des mises à jour sur l’état d’avancement et la rapidité de traitement des demandes.

Les constats qui s’en dégagent sont communiquées régulièrement au coordonnateur de l’AIPRP. Toutes les demandes font l’objet d’un suivi depuis un dépôt central, sont examinées et mises à jour chaque semaine, le comité de la haute direction est ensuite mis au courant.

L’équipe de l’AIPRP remet des rapports statistiques mensuels à la directrice du gouvernement ouvert. Ces statistiques sont présentées au coordonnateur de l’AIPRP, qui est responsable de la surveillance du programme.

Atteintes substantielles à la vie privée

En 2024-2025, quatre incidents liés à la protection des renseignements personnels ont été signalés au bureau de l’AIPRP. Les quatre incidents portaient sur des courriels renfermant des renseignements personnels et qui ont été envoyés au mauvais destinataire ou à un plus grand nombre de destinataires que nécessaire. Un de ces incidents a été évalué comme étant une atteinte mineure et un autre, comme n’étant pas une atteinte. Les deux autres incidents ont été traités comme des atteintes à la vie privées en raison de la visibilité de l’objet, mais il a été déterminé que ni le contenu ni les pièces jointes ne constituaient une atteinte. La Régie a instauré une culture de sécurité et d’apprentissage continu en réaction au signalement d’une atteinte potentielle à la vie privée, comme en témoignent les trois enquêtes menées à l’interne.

Le bureau de l’AIPRP a appliqué la procédure de gestion des atteintes à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il a en outre collaboré avec le bureau de première responsabilité et le coordonnateur de l’AIPRP pour déterminer et mettre en œuvre des mesures administratives visant à atténuer le risque que d’autres incidents se produisent.

Évaluations d’impact liées aux renseignements personnels

Pendant l’exercice 2024-2025, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été effectuée.

La Régie publie des résumés des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sur son site Web (Sommaires des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée) et envoie des copies de ses rapports d’évaluation au Commissariat à la protection de la vie privée.

Communications dans l’intérêt public

En application de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Régie n’a communiqué aucun renseignement personnel.

Annexe A - Renseignements statistiques

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l'énergie du Canada

Période d'établissement de rapport : 4/1/2024 au 3/31/2025

Section 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 - Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier,document électronique et ensemble de données

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier, document électronique et ensemble de données par disposition des demandes

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l'ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

3.5.7 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

3.8 Demandes de traduction

Section 4 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 - Prorogations

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

Section 7 - Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Section 8 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 - Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 - Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

12.1 Coûts répartis

12.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales.

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Régie de l’énergie du Canada

Période d’établissement de rapport : 2024-04-01 au 2025-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Demandes reportées à la prochaine période d'établissement de rapports, ventilées par période d'établissement de rapports reçue

1.2 Plaintes actives auprès du Commissaire à l'information du Canada, ventilées par période d'établissement de rapports reçue

Section 2 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Demandes reportées à la prochaine période d'établissement de rapports, ventilées par période d'établissement de rapports reçue

2.2 Plaintes actives auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, ventilées par période d'établissement de rapports reçue

Section 3 :Numéro d'assurance social

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annex B - Ordonnance de délégation

Délégation des pouvoirs en vertu de
la Loi sur l’accès à l’information et de
la Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de Présidente–directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, en vertu de l'article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information^{Note de bas de page 1} et de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels^{Note de bas de page 2}, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-jointe ou aux personnes occupant les dits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de Présidente-directrice générale de la Régie de l’énergie du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Fait à Calgary, en Alberta, le 31 juillet 2023.

______________________________
Tracy Sletto
Présidente - directrice générale

Annexe de délégation de pouvoirs

Date de modification :

2025-10-07